Berichten en templates

Waar: beheer → E-mail → Templates en Verzendingen

Met templates stuur je zelf berichten naar je sponsors: een uitnodiging voor de nieuwjaarsborrel, een bedankje aan alle bordsponsors, een aankondiging. Je schrijft het bericht één keer als template en gebruikt het daarna voor een verzending.

Templates met invulvelden

Een template heeft een interne naam, een onderwerp en het bericht zelf (met opmaak). In de tekst gebruik je invulvelden die per ontvanger of per verzending automatisch worden ingevuld, met één klik in te voegen:

{contactnaam} en {bedrijfsnaam}: per ontvanger ingevuld;
{vereniging}: de naam van je vereniging;
{datum}, {tijd} en {locatie}: vul je per verzending in, handig voor uitnodigingen.

Gebruikt je template {datum}, {tijd} of {locatie}, dan zijn die velden bij het versturen verplicht, zo gaat er nooit een bericht uit met een leeg gat erin. Er staan een paar voorbeeldtemplates klaar die je kunt overnemen en aanpassen.

Versturen in vijf stappen

Vanaf een template klik je Gebruik voor verzending. Het verzendscherm loopt in vijf genummerde stappen:

Ontvangers: standaard al je sponsors; filter op product (bijvoorbeeld alleen de bordsponsors) of vink handmatig aan en uit. Sponsors bij wie een eerdere e-mail niet aankwam staan gemarkeerd en zijn niet voorgeselecteerd.
Datum, tijd en locatie: alleen zichtbaar als je template die invulvelden gebruikt.
Poll en herinneringen: optioneel, zie hieronder.
Voorbeeld e-mail: precies wat de ontvanger krijgt, inclusief de afsluiting van je sponsorcommissie.
Versturen: met een duidelijke creditsom: huidig saldo, wat deze verzending kost, en je nieuwe saldo.

Een kort mailtje, een volledig bericht online

De sponsor krijgt een korte e-mail met een persoonlijke link Bekijk je bericht. Het volledige bericht leeft op een eigen, persoonlijke pagina. Dat heeft twee voordelen: het bericht ziet er altijd goed uit (ook met veel opmaak), en zodra de sponsor de pagina opent weet jij dat het bericht gelezen is, zonder trackingpixels.

Antwoorden op de e-mail komen gewoon binnen op het adres van je sponsorcommissie of contactpersoon.

Aanwezigheidspoll

Bij een verzending zet je optioneel een poll aan: komt de sponsor wel, niet of misschien? Desgewenst vraag je ook het aantal personen (het maximum stel je zelf in, tot 25). De sponsor beantwoordt de poll direct op de berichtpagina, zonder in te loggen. Op de verzendingspagina zie je de uitslag live binnenkomen.

Automatische herinneringen

Bij een poll kun je tot drie herinneringen inplannen, elk op een datum die jij kiest. Een herinnering gaat alleen naar wie nog niet reageerde, krijgt "Herinnering:" voor het onderwerp en opent met een vriendelijke zin dat je het antwoord nog mist. Het voorbeeld van de herinnering zie je vooraf op het verzendscherm.

De credits voor alle geplande herinneringen worden bij het versturen gereserveerd, zodat een ingeplande herinnering nooit blijft steken op een leeg saldo. Reageert iedereen alsnog, dan gaat de herinnering simpelweg naar minder (of geen) mensen.

Verzendingen: het logboek

Onder Verzendingen staat elke mailing met de belangrijkste cijfers: hoeveel verstuurd, hoeveel gelezen, de polluitslag en per ontvanger de status, afgeleverd, gelezen, beantwoord, of juist niet aangekomen (bounce). Zo houd je je adressenbestand vanzelf schoon.

Wat kost het?

Elke verstuurde e-mail kost 1 credit, ook een herinnering en ook een testverzending. Elke vereniging start met 1.500 credits; bijkopen kan altijd, direct online via iDEAL, en de credits staan meteen op je saldo. Zie het hoofdstuk Systeem-e-mails en credits voor hoe het creditmodel precies werkt.

Eerst proberen?

Staat de testmodus aan, dan gaan alle e-mails naar de beheerders in plaats van naar de sponsors, proefdraaien zonder risico. Zie het hoofdstuk Testen en live gaan.