Systeem-e-mails en credits

Waar: beheer → E-mail → Systeem e-mails

OnzeSponsors verstuurt automatisch e-mails op het juiste moment: een inlogcode, een uitnodiging, een bevestiging aan een sponsor, enzovoort. Op de pagina Systeem e-mails staan al deze berichten op een rij, met bij elk een voorbeeld en een label of het een credit kost.

Het menu E-mail heeft vier onderdelen: Credits (je saldo en bijkopen), Templates (je eigen berichten), Verzendingen (het logboek van je mailings) en Systeem e-mails (de automatische berichten). De eigen berichten staan beschreven in het hoofdstuk Berichten en templates.

Inbegrepen of een credit?

De meeste systeemberichten zijn inbegrepen in je abonnement. Dat zijn de berichten met een laag volume, meestal aan één persoon: een inlogcode, een uitnodiging, een toegangsbevestiging of een aanvraagbevestiging. Die kosten je niets en dragen een groen label verbruikt geen credit.

Een paar berichten kunnen in grote aantallen tegelijk uitgaan. Die kosten 1 credit per verzonden e-mail (een e-mail met een cc telt voor twee) en dragen een oranje label. Het gaat om:

Eigen berichten via templates: elke e-mail van een verzending kost 1 credit, ook een herinnering en ook een testverzending (zie het hoofdstuk Berichten en templates).
Zelfbeheer-link: de persoonlijke, beveiligde link waarmee een sponsor zijn gegevens en logo beheert (zie het hoofdstuk Sponsor-zelfbeheer). Naar één sponsor is dat één mail, maar je kunt de link ook naar veel sponsors tegelijk sturen.
Materiaal aanleveren: het verzoek (met herinnering) om logo of drukbestand aan te leveren; dit hoort bij de workflow.
Workflow-berichten: berichten uit een workflow-stap: een notificatie, een taak of een opdracht aan een leverancier (zie het hoofdstuk Stappen).

Waarom dit onderscheid?

Een inlogcode of uitnodiging stuur je af en toe, aan één persoon. Een link naar al je sponsors kunnen er zomaar een paar honderd tegelijk zijn. Dat mag, maar dat rekenen we per credit af. Zo blijft het eerlijk: veel gebruik betaalt iets meer, weinig gebruik kost niets extra.

Je credits

Elke vereniging start met 1.500 credits inbegrepen. Credits zijn onbeperkt houdbaar en altijd bij te kopen vanaf de creditspagina, ook als je saldo op nul staat.

Een verzending kan alleen uitgaan als er genoeg credits zijn; het verzendscherm rekent het vooraf voor je uit. Voor ingeplande poll-herinneringen worden de credits bij het versturen gereserveerd: een herinnering blijft dus nooit steken op een leeg saldo, ook niet als het saldo daardoor tijdelijk onder nul komt.

Credits bijkopen

Waar: beheer → E-mail → Credits

Bijkopen doe je met de schuif op de creditspagina: minimaal 500, maximaal 5.000 credits per keer, voor € 0,01 per credit (inclusief btw). Je rekent direct online af via Mollie (onder andere iDEAL); zodra de betaling binnen is, staan de credits automatisch op je saldo. Er hoeft dus niemand iets over te maken of te wachten op een factuur.

Onder het bijkoopblok verschijnt na je eerste aankoop de lijst Bijgekochte credits: per aankoop de datum, het ordernummer, het aantal credits, het saldo vóór en ná de bijboeking en het bedrag. Bij elke aankoop kun je een betaalbewijs (pdf) downloaden.

Handig om te weten als je voorschiet: koop de credits gewoon zelf even en declareer het bij de penningmeester, met het betaalbewijs als bijlage. Zo hoef je niet te wachten tot een factuur is goedgekeurd terwijl je nieuwsbrief klaarstaat. De officiële btw-factuur volgt daarnaast vanuit de administratie van OnzeSponsors, met het ordernummer als referentie.