Vereniging en gebruikers

Waar: beheer → Instellingen → Vereniging / Gebruikers

Onder Instellingen regel je twee dingen: de basisgegevens van je vereniging, en wie er bij het beheer kan.

Vereniging

Op de verenigingspagina staan de gegevens die overal terugkomen:

Naam: gebruikt in het beheer én in de clubshop die je sponsors zien.
BTW-regime: btw-vrijgesteld of inclusief btw; dit bepaalt ook de btw-zin op de sponsorovereenkomst.
Verenigingsdomein: het e-maildomein van je club (bijvoorbeeld @jouwclub.nl). Zodra het bevestigd is, kunnen collega's met zo'n adres zelf toegang aanvragen.
Facturatie: hoeveel dagen vóór de factuurdatum een jaarfactuur op de controle-lijst komt te staan (7, 14, 21 of 30).
Sponsorcommissie: wie het sponsorwerk doet en hoe we dat naar sponsors toe noemen.

Sponsorcommissie

Hier leg je vast wie de sponsoring beheert. De eerste vraag is simpel: is er een aparte commissie, of doet één persoon het?

Ja, een commissie: je geeft de naam op zoals je die in communicatie gebruikt, inclusief lidwoord: bijvoorbeeld de sponsorcommissie of het bestuur. Zo staat er netjes "namens de sponsorcommissie" in een bericht.
Nee, één persoon: je vult de naam in van degene die de sponsoring regelt.

Daarnaast kun je twee dingen instellen die het contact met sponsors soepeler maken:

Korte introductie (alleen bij een commissie), een stukje tekst met eenvoudige opmaak (vet, cursief, onderstreept en opsommingen). Dit tonen we in de webshop die je sponsors zien, bijvoorbeeld om te vertellen wie er in de commissie zitten. Optioneel.
E-mailadres voor sponsorvragen: het adres waarop sponsors met vragen terecht kunnen. Optioneel, maar handig.

Waar komt dit terug? In de webshop (de intro en het contactadres) en onderaan sponsor-e-mails: die sluiten af met een vaste zin die naar de commissie of persoon verwijst, met het e-mailadres erbij als je dat hebt ingevuld. Heb je een contactadres opgegeven, dan gaan antwoorden op die e-mails ook rechtstreeks naar dat adres, de afzender blijft OnzeSponsors, maar de sponsor beantwoordt gewoon jullie eigen mailbox.

Wie kan er bij het beheer

Iedereen die je uitnodigt of goedkeurt. Inloggen gaat met een code per e-mail, er zijn geen wachtwoorden. Er zijn twee rollen:

Beheerder: volledige toegang: alles inrichten, beheren en goedkeuren.
Alleen-lezen: mag alles bekijken maar niets wijzigen; handig voor een bestuurslid dat meekijkt.

Iemand uitnodigen

Op de gebruikerspagina nodig je iemand uit op een exact e-mailadres; de uitnodiging is 7 dagen geldig. Staat testmodus aan, dan is dit de enige mail die wél echt de deur uit gaat, juist omdat de ontvanger 'm nodig heeft om binnen te komen.

Een openstaande (nog niet geaccepteerde) uitnodiging kun je intrekken, bijvoorbeeld als je een verkeerd adres hebt getypt. Trek 'm in en stuur een nieuwe naar het juiste adres.

Toegang via het domein

Heb je een verenigingsdomein bevestigd, dan kunnen collega's met een adres op dat domein zelf toegang aanvragen. Zo'n aanvraag verschijnt op de gebruikerspagina; jij keurt die met één klik goed. Zonder bevestigd domein loopt alles via uitnodigingen.

Een gebruiker beheren

Per actieve gebruiker kun je een naam invullen, de rol wisselen tussen beheerder en alleen-lezen, of de gebruiker verwijderen. Twee grendels houden de boel veilig: je kunt jezelf niet verwijderen of je eigen rol wijzigen, en de laatste beheerder blijft altijd staan, zo komt de club nooit zonder beheer te zitten. Verkeerd adres uitgenodigd? Verwijder de gebruiker en stuur een nieuwe uitnodiging.