Facturatie

Waar: beheer → Sponsors → Facturatie

Het platform factureert niet zelf: je verstuurt de factuur vanuit je eigen boekhouding en houdt hier alleen de status bij. De factuur is altijd een afgeleide van het contract, het contract is de bron. In de kern is het een simpele checklist: controleren → gefactureerd. Je vinkt aan wat je hebt gefactureerd en zet de selectie in één actie op gefactureerd, of weer terug als je te vroeg was.

De levensloop van het factureren

Zo loopt het voor elk contract:

Eerste factuur. Zodra de sponsor een contract heeft goedgekeurd, verschijnt het onder Nieuwe contracten met de status "controleren". Jij verstuurt de eerste factuur vanuit je boekhouding en markeert het contract als gefactureerd.
Jaarlijkse vervolgfactuur. Een jaar later komt het contract vanzelf terug, nu onder Lopende contracten: het systeem zet automatisch een jaarfactuurverzoek klaar zodra de volgende factuurdatum nadert. Ook die controleer je en zet je op gefactureerd. Dit herhaalt zich elk jaar zolang het contract loopt.

Bij elke rij zie je het contractnummer (bijvoorbeeld C-4F2A9B31), zodat je factuur, contract en boekhouding makkelijk aan elkaar koppelt. Via de knop bekijk open je het contract met alle productregels en bedragen.

De factuurdatum

Bij het markeren als gefactureerd geef je de factuurdatum op (standaard vandaag). Die mag iets afwijken van de ingangsdatum van het contract, maar blijf er dicht bij: de volgende jaarfactuur staat precies een jaar ná deze factuurdatum klaar. Op de contractpagina zie je de datum terug in de tijdlijn bij "Gefactureerd" en als laatste factuurdatum.

Wanneer verschijnt een jaarfactuur precies?

Het systeem kijkt elke dag naar alle lopende contracten en zet een jaarfactuurverzoek klaar zodra de volgende factuurdatum binnen de voorlooptijd valt (standaard 30 dagen, instelbaar bij Instellingen → Vereniging). Er gaat géén mail uit; het verzoek staat gewoon in de lijst als "controleren". Drie dingen om te weten:

Alleen contracten die hun eerste factuur al hebben gehad doen mee; een nieuw contract begint altijd onder Nieuwe contracten.
Alle producten met een jaarprijs worden gebundeld tot één verzoek met één totaalbedrag, of het er nu twee zijn of dertien.
Eenmalige producten van het oorspronkelijke contract worden niet opnieuw gefactureerd; die zaten in de eerste factuur.

De waarde aanpassen

Vóór je een jaarfactuur op gefactureerd zet kun je de waarde bijstellen via de knop Aanpassen: het jaarbedrag corrigeren, een eenmalig bedrag voor deze cyclus toevoegen (bijvoorbeeld een sponsor die tóch nog iets extra's afneemt) en een notitie zetten. De notitie en het eenmalige bedrag gelden alleen voor deze cyclus; volgend jaar begint het verzoek weer schoon met het jaarbedrag.

Contract wijzigen? Dat is een nieuw contract

Een product eruit halen, toevoegen, de ingangsdatum of de looptijd aanpassen kan niet op een goedgekeurd of lopend contract: de factuur moet altijd kloppen met het contract. Dat vereist een nieuw akkoord. Op de contractpagina beëindig je het contract en stel je een nieuw concept samen, voorgevuld met dezelfde producten (volledig aanpasbaar). Twee dingen gebeuren dan automatisch:

Een openstaand jaarfactuurverzoek van het oude contract komt te vervallen en verdwijnt uit de lijst.
Het nieuwe contract doorloopt opnieuw goedkeuring en begint daarna gewoon met een eerste factuur onder Nieuwe contracten.

Zo heeft een sponsor altijd maar één actief contract en klopt de administratie vanzelf. Zie het hoofdstuk Contracten voor de details.

Looptijd en verlenging

Een terugkerend product loopt een minimale looptijd (bijvoorbeeld 12 of 48 maanden) en verlengt daarna stilzwijgend (loopt jaarlijks door) of op aanvraag (stopt na de looptijd). Bij een aflopende "op aanvraag"-termijn zie je een oranje signaal bij de jaarfactuur: dit is de laatste verplichte jaarfactuur, verlengen betekent een nieuw contract.