Contracten

Waar: beheer → Sponsors → Contracten

Elke sponsorafspraak leeft in een contract. Een contract ontstaat vanzelf uit een shopaanvraag, of je stelt er zelf één samen vanaf de sponsorpagina. De contractenlijst toont per contract de fase, het bedrag en de volgende factuurdatum.

De tijdlijn: vier fasen

Bovenaan elke contractpagina staat een tijdlijn met vier stappen: Aanvraag → Goedgekeurd vereniging → Goedgekeurd sponsor → Gefactureerd. Afgeronde stappen zijn groen en tonen de datum; de oranje stap is waar het contract nu staat. Onder de tijdlijn staat altijd een korte hint met de eerstvolgende actie, bijvoorbeeld "dit contract wacht op goedkeuring van de sponsor". Is alles afgerond, dan is er niets meer te doen en verdwijnt de hint.

Een concept samenstellen

Zolang een contract een concept is (nog geen sponsorakkoord), stel je het samen in genummerde stappen:

Producten: voeg producten toe of haal ze weg, met per regel de locatie, het team of cluster (bij kleding), de eenmalige prijs en/of jaarprijs, de looptijd en de verlenging. De prijzen mogen afwijken van je standaard productprijzen.
Ingangsdatum & factuurdatum: de ingangsdatum is de basis voor de facturatie: elke factuurronde is hierop geankerd, ook na een verlenging. Neem je een bestaand, lopend contract over? Vul dan ook de laatste factuurdatum in, een jaar later staat het volgende factuurverzoek klaar.
Goedkeuren: eerst namens de vereniging, daarna namens de sponsor.

Onder de producten is ruimte voor maatwerk: vrije afspraken in gewone taal, die zichtbaar op het contract komen (bijvoorbeeld "sponsor levert zelf de vlaggen aan").

Goedkeuren: vereniging en sponsor

De goedkeuring verloopt in twee stappen, elk met een naam die op het contract komt:

Namens de vereniging: meestal de sponsorcommissie. Het contract blijft daarna nog bewerkbaar.
Namens de sponsor: dat kan op twee manieren. Jij legt het akkoord vast (bijvoorbeeld na een gesprek), óf je klikt Vraag sponsor om goedkeuring: de sponsor krijgt dan een korte e-mail met een persoonlijke link om het contract te bekijken en zelf goed te keuren.

Na het sponsorakkoord is het contract vergrendeld: de inhoud en de ingangsdatum liggen vast, zodat de factuur altijd klopt met wat er is afgesproken. De namen van beide ondertekenaars staan op de contractpagina en op de PDF.

Contract als PDF

Elk contract is als nette PDF te downloaden via de knop op de contractpagina, voor je eigen administratie of om mee te sturen naar de sponsor.

Team of cluster wijzigen

Bij kledingsponsoring kan het gebeuren dat tenues verhuizen of dat er per ongeluk een verkeerd cluster is gekoppeld. Op een bestaand contract wissel je het team of cluster van een kledingregel zonder het contract opnieuw op te stellen, de afspraak zelf verandert immers niet.

Wijzigen of verwijderen

Onderaan elke contractpagina staat het blok Contract wijzigen of verwijderen:

Wijzigen: de ingangsdatum aanpassen, een product eruit halen of toevoegen, of de looptijd veranderen kan niet op een goedgekeurd contract: dat vereist een nieuw akkoord. Beëindig het contract en stel een nieuw concept samen, voorgevuld met dezelfde producten, volledig aanpasbaar. Het oude contract stopt met factureren; het nieuwe doorloopt opnieuw goedkeuring en facturatie.
Verwijderen: verwijdert het contract definitief, inclusief bijbehorende factuurverzoeken en historie. Niet terug te draaien.

Zo heeft een sponsor altijd maar één actief contract, en klopt de factuur altijd met de afspraak.

Klaar om te factureren

Is een contract door de sponsor goedgekeurd, dan verschijnt het op de facturatiepagina onder Nieuwe contracten met de status "controleren". Het markeren als gefactureerd doe je daar, zie het hoofdstuk Facturatie.