Data en veiligheid

Je vereniging houdt haar eigen administratie en haar eigen sponsordata; het platform verstuurt zelf geen facturen en int geen geld. Maar waar staat die data, en hoe veilig is dat? Hieronder het eerlijke verhaal.

De AVG als uitgangspunt

We volgen de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dat betekent onder meer dat we niet méér gegevens bewaren dan nodig, en dat we je erop wijzen wanneer het ertoe doet, bijvoorbeeld met een melding in het systeem op het moment dat je data exporteert.

Waar je gegevens staan

• E-mail met gevoelige gegevens: inlogcodes en persoonlijke beheerlinks lopen via Scaleway, een Europese aanbieder van e-mail, cloud en AI: veilig, betaalbaar en volledig Europees.
• Hosting en opslag: draaien in datacenters binnen de EU, waar nodig versleuteld. Die opslag is verspreid over meerdere leveranciers. Niet al die leveranciers zijn volledig Europees, maar ze moeten zich wél houden aan de Europese wet- en regelgeving. Volledig Europese alternatieven zijn voor sommige diensten simpelweg nog niet beschikbaar; waar het kan, kiezen we die wel.

Als er tóch iets misgaat: een datalek

Een datalek is een inbreuk op de beveiliging waarbij persoonsgegevens verloren gaan of in verkeerde handen (kunnen) komen. Gebeurt dat, dan volgen we de procedure van de Autoriteit Persoonsgegevens: we onderzoeken wat er is gebeurd, beperken de schade, en melden een lek dat een risico vormt binnen 72 uur bij de toezichthouder. Levert het lek een hoog risico op voor de betrokkenen, dan lichten we ook hen in.

Het grootste risico zit dichterbij dan je denkt

Een lek is lang niet altijd een hacker. Vaak is het iemand mét toegang die data exporteert en met derden deelt, bedoeld of onbedoeld. Techniek vangt dat niet af; afspraken wel. Maak binnen je vereniging dus duidelijk wie er bij welke gegevens mag, en zorg voor bewustzijn over wat je wel en niet deelt.

Hoe gevoelig is sponsordata eigenlijk?

Meevaller: de meeste sponsordata is niet kritisch. Bedrijfsnaam, adres en contactgegevens zijn vaak gewoon openbaar te vinden, bijvoorbeeld in het KvK-register, en vallen daarmee niet direct onder persoonsgegevens. Wat je wél wilt beschermen zijn de contracten en de bedragen: die horen niet zomaar voor iedereen inzichtelijk te zijn.

Transparantie is belangrijk, en dat gaat het makkelijkst als je zoveel mogelijk vasthoudt aan standaardcontracten. Maar afwijkende afspraken met een grote (hoofd)sponsor deel je niet per se verenigingsbreed: niet iedereen kent de context achter zo'n uitzondering, en zonder die context ontstaan er snel misverstanden.

En voor wie het écht precies wil weten

Dit was de menselijke versie. De juridisch dichtgetimmerde uitwerking, verwerkersafspraken, subverwerkers, bewaartermijnen en je rechten als betrokkene, staat op onze AVG-pagina (onzesponsors.nl/avg). Smakelijk.